The Best Tips for Pulling an Event or Festival Out of a Hat (EFOH)

(español abajo)

Out-of-nowhere events and cultural Festivals in Puerto Vallarta are all the rage. At least eight or ten major ones are organized throughout Banderas Bay over the course of any given year, not to mention a myriad parties, shows, plays, exhibitions and so forth. Of course, you wouldn’t know it, since the most successful ones come and go as though their goal was for you to not take notice. I used to wonder why they took place at all. But now, after years of thorough research, I’ve come to a few conclusions. And although I haven’t cracked their raison d’être, they do share some traits in common that are worth considering for anybody looking to join in this popular activity.

I’m quite certain that you, too, would like to reach ultimate fame and fortune while enjoying a ginormous ego stroke by organizing your very own EFOH. To that effect, I present you with the 10 best tips to guarantee that your event or festival will turnout exactly the way you planned it. Exactly!

1. Give very little advance notice to the world around you.

This is key. Hard-working individuals spend long hours promoting important events that showcase our destination favorably in the eyes of thousands of tourists that enjoy visiting us while these events take place. But don’t worry about them. Even if you brag that your EFOH is helping attract tourism and foster our economy big time, you know darn well this won’t happen. In fact, you’ll be among the finest EFOH organizers from the get-go if you announce your event a day or two prior to its opening date.

2. Do not update your website.

This is essential to keep your potential audience in a state of confusion. And if you truly wish to play mind games with them, update your website the day after your event begins. After all, savvy travelers that enjoy discovering what’s going on in the cities they’ll visit—and enjoy planning ahead—are nothing but a myth. Not updating your website will keep unwanted new audiences out of the loop, allowing you to fully focus your attention on those individuals that have been eagerly kissing your derrière since the very first EFOH you put together. And if this is your first, you will truly LOVE all the attention you’ll receive!

3. Qualify your PR people.

In particular, look for individuals that don’t know what a press release is, to guarantee that your EFOH will go unnoticed. Another good idea is to schedule a press conference and have your PR person notify members of the press a couple hours prior to it. Be truly in the fringe and have this person invite them to the press conference after it has taken place! You don’t know what a press conference is, either? You are a natural and have found your true calling in EFOH organization!

4. Use inverse proportionality to invite VIPs.

Follow this rule and you can guarantee a completely unnoticed EFOH: The advance notice you should take into account to notify VIPs of your EFOH is inversely proportional to their level of importance. Confused? It’s quite simple: If the VIPs you are inviting has been (or thinks he/she has been) a VIP for a very short amount of time, invite them the earliest possible time. Green VIPs frequently haven’t even purchased an appointment book yet, and will simply forget about the invite, thus not attending. On the other hand, for VIPs that are true pillars of your community and/or have been in that position for a very long time, invite them the latest possible time. And to truly tick them off, make sure to remind them how important they are by saying something heartfelt, like “I didn’t know you had an email address,” or similar. Again, they will not attend.

5. Drop names.

To ensure the success of your EFOH, you probably have lined up many obscure guests to be present. Good job! Name them all in whatever information you do choose to disseminate. Don’t forget to mention their titles, but never explain to your target audience why they should care to meet them, or might benefit from doing so. The more you name and the more obscure they are, the better chances at succeeding.

6. Trust Facebook, and nothing else.

Limit your advertising budget to zero, and trust everything to Facebook. As you know, it doesn’t matter how hefty your follower number is. Proven research shows that, in average, only 6% of your “likes” will actually see your posts. In all likelihood, many from that slice live elsewhere and won’t show up. Excellent!

7. Send information in ambiguous formats.

Sometimes it is difficult to let go of old-school habits, and you may be inclined to actually send information out to a mailing list or media outlets ahead of time. If you do so, use the most ambiguous file formats you can find. For text documents, send them in InDesign or Powerpoint for guaranteed success. Powerpoint is also a great tool for photographs and artwork. And don’t forget to send them in the smallest size possible to ensure that they will be absolutely unprintable.

8. Make people wait.

If you conduct telephone, radio or personal interviews, make people wait for you. Wasting other people’s time is the hallmark of the finest EFOHs out there. The more you do it, the more you will establish yourself among the best EFOH organizers.

9. Read your press releases out loud to your audience.

All those reporters you’ve managed to summon at your press conference, they have nothing better to do with their time than to be there. They may be able to process new information on the spot, but you know darn well you are not that good at producing it. So why not lull them to sleep by reading out loud the exact same information you are about to deliver to them in writing? They will eat less food that way. Better yet, create a killer combo by applying points 8 and 9 together in one shot: make them wait and then lull them to sleep!

10. Bitch. A lot!

During or after your event you may have a change of heart, expecting to find yourself surrounded by a successful, well atended event, one that is likely to establish you as a hard-working, respected tastemaker in your community. Too late. These are not traits of a successful EFOH. Therefore, you may be pissed at the outcome. In that case, it’s time to bitch. A lot! In doing so, be sure to blame everyone and everything for your success or lack of thereof. And above all things, never blame yourself.


 

Los Mejores Tips Para Organizar un Evento o Festival Al Vapor (EFAV)

No hay como el primero de abril, día en que los gringos celebran su equivalente al día de los Santos Inocentes, para hablar de este tema: Los eventos y festivales sacados de la manga, o hechos al vapor, son la onda en Puerto Vallarta, donde por lo menos ocho o diez se celebran al año, sin incluír un montonal de fiestas, eventos, obras, exhibiciones, y anexos. Obviamente, no te has dado cuenta, ya que los más exitosos están diseñados como si su objetivo fuera el pasar completamente desapercibidos. Yo solía preguntarme su razón de ser. Pero después de muchos años de investigación, he identificado varios puntos en común, los cuales deben ser considerados por cualquier persona que desea participar en esta popular actividad.

Estoy seguro de que tú también alcanzarás fama y fortuna—sin olvidar el atascón de ego que te darás—organizando tu propio EFAV. Por ello, a continuación comparto los 10 mejores tips para garantizar que tu evento o festival resultará exactamente como lo planeaste.

1. Notifica a tu alrededor con poca anticipación.

Esto es esencial. Muchos publicistas trabajan largas horas y con mucha anticipación promoviendo eventos importantes que favorecen nuestro destino turístico ante miles de visitantes que lo disfrutan durante dichos eventos. Pero no debes de preocuparte por ellos. Aunque hagas alarde de que tu EFAV está incentivando al turismo y generando ingresos para el destino, sabes perfectamente que eso no sucederá. De hecho, te establecerás como un excelente organizador de EFAVs desde un principio si anuncias tu evento el día anterior a su inicio.

2. No actualices tu sitio web.

Indispensable para mantener a tu público en un estado de confusión caótica. Y si deseas confundirlos aún más, actualiza tu sitio web un día después de haber iniciado tu evento. Al fin y al cabo, todos esos viajero que disfrutan descubrir todo lo que está sucediendo en las ciudades que visitarán próximamente—y por ende, disfrutan planear con anticipación su visita—no son más que un mito. Al no actualizar tu sitio web, mantendrás nuevos públicos alejados, lo que te permitirá enfocar tu atención en esas personas que te han estado besando el trasero gentilmente desde el primer EFAV que organizaste. Y si este es el primero, ¡realmente te encantará toda la atención que recibirás!

3. Califica a tus publi-relacionistas.

En especial, considera a aquellos que no saben lo que es un comunicado de prensa, si deseas garantizar que tu EFAV pase desapercibido. Otra buena idea es convocar a los medios a una conferencia de prensa y que tu encargado de publi mande las invitaciones un par de horas antes de que comience. Y para ser verdaderamente vanguardista, ¡haz que invite a los medios después de la conferencia! ¿Dices que no sabes lo que es una conferencia de prensa? ¡Entonces no cabe duda que has encontrado tu verdadera vocación en la organización de EFAVs!

4. Utiliza las matemáticas para invitar a los VIPs.

Para determinar cuándo y cómo invitar a la gente verdaderamente importante a tu EFAV, usa la siguiente regla: La anticipación con la que notificarás a VIPs de tu EFAV es inversamente proporcional a su nivel de importancia. Me explico: Si el VIP que estás invitando es (o él piensa que es) un VIP desde hace poco tiempo, invítalos lo antes posible. Los VIPs novatos suelen ni siquiera tener una agenda para anotar sus compromisos y seguramente se olvidarán de tu evento y no asistirán. Por otro lado, si los VIPs son verdaderos pilares de tu comunidad y/o han sido VIPs durante mucho tiempo, lo más tarde posible. Y para realmente molestarles, recuérdales lo importantes que son diciendo con mucho sentimiento: “No te invité antes porque no sabía que tenías correo electrónico,” o algo así. Por supuesto que no asistirán.

5. Alardea a tus conocidos.

Para garantizar el éxito de tu EFAV, seguramente contarás con invitados especiales de los cuales nadie ha oído hablar. ¡Buen trabajo! Usa sus nombres en todas las publicaciones que hagas sin olvidar sus títulos, pero jamás des explicaciones a tu público de por qué les debe importar el conocerles, o de qué manera se beneficiarán al hacerlo. Mientras más nombres tengas para alardear, mejor.

6. Confía en Facebook, y nada más.

No establezcas un presupuesto publicitario y confía toda tu difusión a Facebook. Como es bien sabido, no importa cuántos seguidores tengas ya que en promedio, sólo 6% de tus “me gustas” verán lo que publicas. Y como seguramente una proporción de ellos ni siquiera vive aquí, no asistirán a tu evento. ¡Excelente!

7. Disemina información en formatos incongruentes.

A veces es difícil dejar atrás viejos hábitos, y consideres enviar información a una lista de correos o contactos de medios con anticipación. Si lo haces, utiliza los formatos de archivos más incongruentes posibles. Por ejemplo, puedes enviar textos en formato InDesign o Powerpoint para garantizar que serán leídos. Powerpoint es también ideal para enviar fotografías o posters. Ah, y no olvides enviarlos en la resolución más baja posible para asegurar que nadie los podrá utilizar debidamente.

8. Haz esperar a la gente.

Si realizas entrevistas por vía telefónica, radio o en persona, haz esperar a la gente. Hacer que la gente pierda el tiempo va a la par con los mejores organizadores de EFAVs que hay. Mientras más lo hagas, mejor.

9. Lee tu comunicado de prensa en voz alta a tu público.

Todos los reporteros que lograste convocar a tu conferencia de prensa no tienen cosa mejor que hacer con su tiempo que estar a tu disposición. Seguramente ellos pueden procesar nueva información en el acto, pero sabes perfectamente que tu no eres tan bueno al hacerlo. Por ello, te sugiero que los pongas a dormir leyendo en voz alta la misma información que les entregarás por escrito. Así comerán menos. Y si combinas los puntos 8 y 9 matarás dos pájaros de un tiro: ¡los harás perder el tiempo y los aburrirás al punto de que se quedarán dormidos!

10. Quéjate, y mucho.

Es posible que durante, o después de tu evento, cambies de parecer y busques haber logrado un evento exitoso el cual garantice tu posición como una de las personas exitosas e influyentes en tu comunidad. Demasiado tarde. Así no terminan los mejores EFAVs. Por lo tanto, tal vez hagas berrinche con la manera en que se dio tu evento y llegue la hora de quejarse. ¡Hazlo, pues! Y al hacerlo, asegúrate de echarle la culpa a todo y todos por tu éxito o falta de. Y sobre todas las cosas, jamás te culpes a ti mismo.

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